رزپندارسیستم - طراحی سایت و برنامه نویسی|نقش اطلاعات و دانش در مدل تعالي سازماني



   مقاله ها   - نقش اطلاعات و دانش در مدل تعالي سازماني 

چکیده :
یکی از پرسش های اساسی مطرح در بررسی مدل تعالی سازمانی EFQM این است که چرا با وجود اینکه امروزه توجه به مدیریت بر اطلاعات و دانش، به عنوان یک مزیت رقابتی برای سازمان ها محسوب می شود ، لیکن در این مدل تنها یک زیر معیار با حداکثر امتیاز 18 از 1000 برای آن در نظر گرفته شده است؟

مقدمه
در سالهاي اخير، توجه به اطلاعات و دانش بعنوان سرمايه هاي مهم سازماني، مورد عنايت پژوهشگران بسياري بوده است. به گونه اي كه در مدل هاي اندازه‌گيري تعالي سازماني نيز به آن توجه ويژه شده است .
در كنار رويكردهاي مختلف سازمانها در معيار هاي رهبري ، استراتژي ، منابع انساني ، شراكتهاي بيروني ، منابع مالي ، تجهيزات و فناوري ؛ نحوه و چگونگي
مديريت بر اطلاعات و دانش در سازمان، نيز از جمله معيار هاي مهم در بخش توانمندسازهاي مدل تعالي سازمانيEFQM  محسوب مي شود كه در ارزيابي سازمانها مورد توجه و تجزيه و تحليل قرار مي‌گيرد.
بررسـي اينكه سازمانها چگونه اطلاعات و دانش خود را مرزبندي كرده و فرايندهاي
مديريت بر آنها را در راستاي يكديگر طراحي و پايش مي كنند، همواره از دغدغه هاي اساسي ارزيابان در فرايند ارزيابي و ارائه گزارش بازخورد قابل استفاده براي سازمانهاي ارزيابي شونده، به حساب مي آيد .
از طرف ديگر با توجه به اينكه اصولا” سرمايه هاي فكري و اطلاعاتي به گونه يك شاخص كمي به صورت دقيق در نتايج كليدي عملكرد سازمانها قابل اندازه گيري نيستند، ميزان اهميت و توجه به
مديريت بر اطلاعات و دانش را براي سازمانها، شفاف نكرده است . اگر چه تعداد مقالات ، پتنتهاي به ثبت رسيده، گزارشها و ياداشتهاي فني تدوين شده مي تواند بعنوان شاخصهاي كمي در توليد دانش و مديريت بر اطلاعات مورد توجه باشد؛ ولي با توجه به وجود دانشهاي پنهان كه بخش قابل توجهي از دانشهاي سازمانها را تشكيل مي دهد ، مستندات ثبت و ارائه شده توسط كاركنان، تنها بخشي از دانش روشن سازمانها را نشان مي دهد و نمي‌تواند معيار كامل و دقيقي براي ارزيابي كل دانش و اطلاعات سازمان قلمداد شود .

مدل تعالي سازماني
EFQM
در اواخر دهه 1980 و هنگامي كه اقتصاد اروپا در معرض تهديد گسترش بازارهاي خاور دور به ويژه ژاپن قرار داشت ، نخستين بار بود كه مديران عامل 14 شركت چند مليتي اروپا ، كه نماينده هفت ميليون كارمند بودند ، گرد هم آمدند و تمام روز به كار پرداختند . حفظ تمركز اين14 مدير در تمام روز، مانند نگه داشتن تعدادي قورباغه در يك چرخ دستي است. براين اساس برنامه بايد مهم بوده باشد كه آنها را مجاب به دستيابي به يك اتفاق نظر و تصميم گـيري درمورد تشكيل بنياد مستقلي متشكل از اعضاء براي پرورش آگاهي ، آموزش مديريت و ايجاد انگيزه و نيز تاييد دستاوردها كرده باشد. (منبع شماره 1)بنياد EFQM در سال 1989 تاسيس و توسط كميسيون اروپا تاييد شد . در سال 1991 ، الگوي EFQM  شكل گرفت و پس از آن نخستين جايزه كيفيت اروپا در سال 1992 ارائه شد .از آن زمان به بعد ، اين مدل تعالي بطور منظم بازنگري و روزآمد شده است تا بهترين تفكر هاي مديريتي و عملكردهاي اثبات شده را منعكس سازد .
اگر چه مدلهاي دمينگ، مالكوم بالدريج و
EFQMمعروفترين مدلهاي تعالي سازماني هستند ولي کشورهاي ديگري هستند که مدلهاي ويژه‌اي را براي خود توسعه داده اند . البته مدلهاي توسعه داده شده غالباً از مدلهاي معروف يادشده الهام گرفته شده است.
جوايز ملي کيفيت در سطح جهاني با اقتباس از اين مدل ها ، براين واقعيت تأکيد دارند که بقاء در رقابت مستلزم بهبود مستمر عملکرد در مقياس جهاني است. اين مدلها با ارائه معيارهاي ارزيابي‌، خطوط راهنمايي را براي سازمان ايجاد مي کنند تا پيشرفت و عملکرد خود را در زمينه کيفيت و تعالي سازماني اندازه گيري كند .
در كشور ما نيز مديران مربوطه، با الهام از مدل تعالي بنياد كيفيت اروپا جوايز، مانند :جايزه ملي بهره وري، جايزه ملي كيفيت - جايزه كيفيت وزارت دفاع را درنظر گرفته اند و همه ساله با ارزيابي واحدهاي صنعتي ، نظامي و خدماتي سعي در بالا بردن سطح توانمنديها و بهبود عملكرد سازمانها دارند. اين مدل از 9 معيار اصلي و 32 زير معيار تشكيل شده است ، كه يكي از زير معيار‌ها به گونه مستقيم به ارزيابي
مديريت بر دانش و اطلاعات در سازمانها اختصاص دارد .در ادامه اهميت اطلاعات و دانش را در مدل تعالي EFQM مورد بررسي قرار مي دهيم .

  اهميت اطلاعات و دانش در ارزشهاي مدل تعالي
EFQM
ابنکه اصولا عناصري مانند اطلاعات و دانش چه نقشي در پيشرفت و تعالي سازمانها ايفا مي کنند و از نظر اهميت در ميان معيارها و ارزشهاي سازماني چه جايگاهي را به خود اختصاص مي‌دهند يكي از پرسشهاي اساسي رهبران سازمانها، در پياده سازي مدل تعالي سازماني است .
بطور کلي رويکرد سازمانهاي متعالي در عصر حاضر، برنامه ريزي و طراحي ساختارها و فرايندهاي کسب وکار سازماني، با محور قرار دادن دانش است . در چنين سازمانهايي به دانش بعنوان يک منبع با ارزش در برنامه‌ريزيهاي استراتژيک به شکل جدي توجه مي‌شود و اين دقيقا همان نقطه اي است که امروزه سازمانها را از يکديگر جدا مي سازد .

 

بر اساس مطالعاتي که بر روي سازمانهاي موفق و ناموفق صورت گرفته پژوهشگران در يافته اند که سازمانهاي موفق داراي ويژگيهاي تقريبا يکساني هستند که از آنها بعنوان ارزشهاي بنيادين نام برده مي‌شود . اين ارزشهاي بنيادين در مدل تعالي سازماني اروپاييEFQM  به هشت اصل خلاصه شده است که در دنباله اين مطلب همراه با تعاريف آورده شده است . جالب اينجا است: اگر چه يکي از اين اصول خود به طور مستقيم به اطلاعات و دانش پرداخته است ( ياد گيري، نوآوري و بهبود مستمر) ليکن در اکثر اصول ديگر نيز نقش اطلاعات و دانش پر رنگ ديده مي‌شود .


اين ارزشها عبارتند از:

نتيجه گرايي: در سازمانهاي متعالي، اطلاعات مربوط به ذينفعان فعلي و آتي جمع‌آوري مي‌شود و بمنظور تعيين و استقرار و بازنگري خط مشي ها، استراتژيها، هدفها، مقاصد و شاخصها مورد استفاده قرار مي‌گيرد.

مشتري مداري: شناخت و درک مشتريان، با تمرکز بر خواسته‌ها و انتظارهاي فعلي و آتي آنها از راه جمع‌آوري اطلاعات و به کار گيري روشهاي موثر.

توسعه شراکتهاي خارجي: سازمانهاي متعالي، تشخيص مي‌دهند که ميزان موفقيت آنها در دنياي پر تحول کنوني، بستگي به شراکتهايي دارد که زمينه پياده سازي اين‌گونه تحولات را ايجاد مي‌کنند. اين شراکتها، سازمانها را قادر مي‌سازند تا ارزش افزوده بيشتري براي ذينفعان خود به ارمغان آورند. شرکا براي تحقق هدفهاي مشترک با يکديگر همکاري دارند و هر يک از راه در اختيار گذاشتن تخصص، منابع و دانش از يکديگر حمايت مي‌کنند.

 

مديريت بر مبناي فرايندها و واقعيت‌ها‌: در سازمانهاي متعالي، بواسطه وجود مجموعه اي شفاف و يکپارچه از: فرايندها، اطمينان از اجراي نظام مند خط مشي ها، استراتژيها؛ هدفها و برنامه‌هاي سازمان، تضمين مي‌شود. اين فرايندها به گونه اي موثر، جاري سازي و مديريت مي‌شوند و همواره بهبود مي‌يابند.تصميم گيريها بر اساس اطلاعات واقعي و قابل اطمينان از عملکرد حال و مورد انتظار وغيره و عملکرد رقبا انجام مي‌شود.
تجربه به کار گرفته شده در انجمن هوانوردي فدرال آمريکا نشان مي‌دهد که مديريت فرايندها و مديريت دانش کاملا مکمل يکديگرند. اصلاح فرايند به سازمان کمک مي‌کند تا از راه بررسي مستمر و با نگرشي متکي بر انجام بهتر امور، اثر بخشي سازمان را افزايش دهد و با مستند سازي فرايندها، نقش و مسئوليتهاي کارکنان به راحتي تعيين مي‌شود. (قدمي، 1384)

رهبري و ثبات در مقاصد: رهبران در سازمانهاي متعالي بطور مستمر محرک و الهام بخش کارکنان در حرکت بسوي تعالي هستند، به گونه اي که در رفتار و عملکرد، به عنوان الگو شناخته مي‌شوند. در چنين شرايطي رهبران قابليت خود را در تطبيق و همسو سازي جهت گيري سازماني، در قبال تحرکات و تغييرات سريع محيط بيروني، نشان مي‌دهند و کارکنانشان را با خود همراه مي‌سازند.

توجه به مسئوليتهاي اجتماعي: سازمانهاي متعالي از راه ايجاد شفافيت و پاسخگويي مناسب به ذينفعان در قبال عملکرد خود به عنوان سازمانهاي مسئول، رويکردهاي سطح بالاي اخلاقي را اتخاذ مي‌کنند. آنها به مسئوليت اجتماعي و حفظ پايداري محيط زيست در حال و آينده توجه دارند و فعالانه آن را ترويج مي‌كنند.

توسعه و مشارکت کارکنان: سازمانهاي متعالي با جذب و توسعه دانش کارکنان خود به شايستگي هاي مورد نظر دست مي يابند و بطور مثبت و فعالانه به گونه اي همه جانبه ار آنها حمايت مي‌کنند. با تفويض اختيار و کمک به آزاد سازي و تحقق قابليتهاي بالقوه کارکنان، توسعه فردي آنان تقويت مي‌شود.
اين سازمانها اهميت فزاينده سرمايه‌هاي فکري کارکنان خود را درک مي‌کنند و از دانش آنها در جهت منافع سازمان بهره مي‌گيرند. آنها مشارکت فعال کارکنان و قابليتهاي بالقوه ايشان را از راه ارزشهاي مشترک ؛ فرهنگ صداقت و شفاف سازي به حداکثر مي‌رسانند و با هدف ايجاد و استقرار ايده‌هاي بهبود، از مشارکت آنان بهره مي‌گيرند.
يادگيري، نوآوري و بهبود مستمر : سازمانهاي متعالي، همواره در حال يادگيري از فعاليتها و عملکرد خود و ديگران هستند. اين سازمانها دانش کارکنانشان را بمنظور حداکثر کردن يادگيري، در سراسر سازمان به کار مي‌گيرند. در اين سازمانها کارکنان در حفظ سرمايه‌هاي فکري خود، دقت و در جاي مناسب از آن براي کسب دستاوردهاي کسب وکار سازمان استفاده مي‌کنند.
با مطالعه اين ارزشها به نقش و جايگاه اطلاعات و دانش در سازمانهاي موفق پي برده و اهميت شناخت و تجزيه و تحليل مرزهاي مديريت اطلاعات و دانش به منظور تعيين مسير حرکتي آنها براي سازمانها، از اهميت بيشتري برخوردار خواهد‌ شد.

اهميت اطلاعات و دانش در معيارهاي مدل تعالي EFQM
در مطالب يادشده، به نقش اطلاعات و دانش در شكل گيري ارزشهاي بنيادين مدل تعالي اشاره شد . در اين بخش ميزان اهميت اطلاعات و دانش را در معيار هاي مدل، مورد بررسي قرار مي دهيم .
همان‌گونه که در مدل تعالي مبتني بر بنياد کيفيت اروپا (شکل1) مشاهده مي‌شود، پنج معيار به بخش توانمندسازهاي سازمانها و چهار معيار به بخش نتايج اختصاص دارد. ‌هر سازماني که خواستار تعالي است بايد بر اساس نتايج اندازه‌‌گيري شده توانمنديهاي خود در هر سال را اصلاح و تقويت كند اين چرخه‌ هر ساله اندازه‌‌گيري شده و در صورت تعريف دقيق و اجراي درست پروژه‌هاي بهبود، باعث ثبت روند حرکتي مثبت براي سازمانها خواهد شد.
تعداد 9 زير معيار از اين پنج معيار در بخش توانمند سازها (b2 ،a3–b3-c3d - 3e- 3–d 4e-4b-5) بطور مستقيم به لزوم توانمندي در زمينه اطلاعات و دانش پرداخته است. زير معيارe 4 نکات راهنمايي در زمينه مديريت اطلاعات دانش را در برمي‌گيرد و زير معيارd4 بطور مجزا، به زير معيار مديريت فناوري اطلاعات، كه بخشي از مديريت فناوري محسوب مي‌شود، تکيه دارد.
نکته جالب در معيار 3 (کارکنان) است، به گونه‌اي که شناسايي حفظ و توسعه دانش کارکنان را از مسئوليتهاي مديريت منابع انساني مي‌داند و سازمانها در بخش منابع انساني بايد در اظهار نامه‌هاي خود به رويکردها و ميزان جاري سازي و اندازه‌گيري اثربخشي اين رويکردها اشاره کنند و مبناي امتياز دادن به آنها، بر اساس اين فعاليتها است. نتيجه اينکه مديريت منابع انساني، به عنوان يکي از زيرساختهاي بسيار مهم براي مديريت دانش محسوب مي‌شود. معيار هاي a7 و b7 نيز نتايج حاصل توانمندي را در مورد منابع انساني بيان مي‌دارد.
يک زير معيار، در معيار استراتژي و يک زير معيار در معيار فرايندها هم مطابق تعريف مدل سرآمدي به اطلاعات و تفکر و نوآوري مي پردازد که در ادامه به تعريف دقيق هر معيار و زير معيارهاي مورد اشاره مي پردازيم.
معيار 2 كه استراتژي است داراي 4 زيرمعيار است كه معيار b2 آن با عنوان «خط مشي و استراتژي، مبتني بر اطلاعات حاصل از بخش عملكرد، تحقيقات، يادگيري و فعاليتهاي مرتبط بيروني هستند» به نقش اطلاعات و يادگيري تاكيد دارند.
معيار 3 مربوط به منابع انساني است که در نتايج بخش مربوط به نتايج منابع انساني را پوشش مي‌دهد.اين معيار به پنج زير معيار به شرح زير تقسيم مي‌شود و همان‌گونه که مشخص شده به نقش و اهميت دانش و توانايي کارکنان توجه شده است :
a3 : منابع انساني برنامه ريزي، مديريت و بهبود مي‌يابند.
b3 : دانش و شايستگي کارکنان شناسايي مي‌شود، توسعه مي يابد و حفظ مي‌شود.
c3 : کارکنان مشارکت داده و توانمند مي‌شوند.
d3 : کارکنان و سازمان گفتمان دارند.
e3 : کارکنان پاداش دريافت مي‌کنند و مورد تقدير و توجه قرار مي‌گيرند.
معيار 4 مربوط به منابع و شرکا است که از چهار زير معيار آن، دو زير معيار (كه درپي آمده) به فناوري و اطلاعات و دانش مربوط است، ارتباط مستقيمي به نتايج کليدي عملکرد در معيار نتايج دارد.
d4 : فناوري مديريت مي‌شود. در بخش خطوط راهنماي اين زير معيار، به نقش فناوري اطلاعات و ارتباطات در بهبود عمليات سازمان اشاره دارد .
e4 : اطلاعات و دانش مديريت مي‌شوند.
معيار 5 مربوط به فرايندها است که در نتايج، ارتباط مستقيمي به نتايج مشتري دارد. از پنج زير معيار آن، تنها يک زير معيار را مي‌توان مرتبط به دانش و خلاقيت دانست.
b5 : در صورت لزوم فرايندها را با استفاده از نوآوري، بهبود مي بخشند تا رضايت کامل و ارزش فزاينده براي مشتريان و ساير ذينفعان حاصل شود.
همان‌گونه كه ملاحظه مي‌شود اطلاعات و دانش، مانند خط مشي و استراتژي در مدل تعالي سازماني در كل حوزه توانمندسازهاي مدل گسترش يافته و سازمان با مديريت درست بر آنها مي‌تواند علاوه بر زير معيار e 4 در معيار و زير معيار ديگر نيز مورد ارزيابي قرار گرفته و امتياز لازم را براي سازمان كسب كند .

 



ادغام يا جدا سازي فعاليتهاي اطلاعاتي و دانشي در سازمان كدام‌يك ؟
برخي از سازمانهاي دانش محور، اقدام به جدا سازي فرايندهاي اطلاعاتي و دانشي خود از يكديگر نموده‌اند‌‌. اين در حالي است كه برخي ديگر از سازمانها، فعاليتهاي اطلاعاتي و دانشي خود را در يك جايگاه سازماني ادغام كرده اند.
گروهي بر اين باورند که، اگرچه مديريت اطلاعات و مديريت دانش، به واسطه نوع و ماهيت فعاليتهايشان دومقوله مجزا از يکديگر هستند ليکن اين دو را بايد در يک ساختار تشکيلاتي در سازمان قرار داد، به گونه اي كه تنها يک مدير ارشد بر فعاليتها و برنامه‌هاي آنها نظارت داشته، سياستها و استراتژي آن دو را ايجاد و جاري سازي كند. اين مدير مي‌تواند مدير ارشد دانش ناميده شود. به عبارت ديگر: مدير ارشد اطلاعات به مدير ارشد دانش تبديل مي‌شود. استدلالي که اين دسته از افراد دارند اين است که از آنجايي که دانش از اطلاعات منتج مي‌شود و به عبارت ديگر دانش زاييده اطلاعات پردازش شده است، در نتيجه اين دو بايد در يک مجموعه ديده شوند و مديرارشد براي اين دو حوزه يک نفر تعريف شود که با فراگيري مهارتهاي مورد نياز در اين دوحوزه صلاحيت راهبري اين پست را به دست آورده باشد تا جمع‌آوري، سازماندهي و مديريت اطلاعات و دانش را بصورت يکپارچه و با هدف پشتيباني از خط مشي و راهبرد سازمان ارائه كند. (منبع شماره 5)
از طرف ديگر گروه ديگري بر اين امر توافق دارند که مديرارشد دانش نبايد همان مديرارشد اطلاعات باشد و دليل آن را اين گونه مي دانند که اين مقام دانشي، به فردي با درک عميق از دانش و يادگيري نياز دارد نه فقط يک کارمند فني که ‌هراز چند گاهي چند اصطلاح دانشي را فرا گيرد و بتواند به گفتگو و بحثهاي سازماني بپردازد. (منبع شماره 6)
اين گروه که از طرفداران محض مدير ارشد اطلاعات هستند، باور دارند که اطلاعات يک موضوع تجاري، سازماني و فني است. مدير ارشد اطلاعات مسئول ساخت، اجرا و حفظ زير ساختهاي فني و استفاده از فناوري اطلاعات در جهت بسط راهبرد فعاليتهاي پژوهشي در يک مرکز دانش محور و به طور کلي فعاليتهاي کسب و کار يک سازمان و توسعه برنامه براي به کارگيري فناوري اطلاعات در منافع راهبردي يک سازمان است.
مدير دانش بايد مطمئن باشد که ساز و کارها در جاي خود قرار دارند تا کارکنان بدانند که چه دانشي در دسترس آنها است و چگونه مي‌توانند به آن دسترسي داشته باشند. مدير ارشد اطلاعات نيز بايد با استفاده از فناوري و به کارگيري آن در راستاي تامين خواسته‌ها و نيازهاي مديريت دانش تلاش كند.
جالب اينجا است که وقتي مدل تعالي سازماني جامعه اروپا را بررسي مي‌کنيم، اين نکته که مديريت اطلاعات و دانش را در يک زير معيار و مديريت فناوري را در زيرمعيار جداگانه ديگري در نظر گرفته، جلب توجه مي‌کند. اگر چه در ارزيابي سازمانها؛ به‌هيچ عنوان ساختار سازماني با مدل مورد بررسي منطبق نيست و سازمانهايي که مدير اطلاعات آنها و مدير دانش آنها از يکديگر مجزا بوده ولي الزامات مدل را برآورده سازند امتياز کامل دريافت مي‌کنند، ليکن شايد تلفيق اين دو در يک زير معيار و جدا ديدن مديريت منابع انساني ( معيار 3) و مديريت فناوري اطلاعات ( زير معيارd4 ) در مدل تعالي سازماني اروپا، به نوعي مصداق ادعاي طرفداران حذف مدير ارشد اطلاعات باشد.
 

مديريت دانش فقط مديريت اطلاعات نيست و تفاوت اين دو را بايد در حيطه‌هاي کاري آنها جستجو کرد. اطلاعات و دانش ايستا نيستند و در ميان سازمانها از راههاي مختلف حرکت مي‌کنند. يک راه تشخيص بين مديريت اطلاعات و دانش، مشاهده فرايندها و گامهاي ورود به اين دو حوزه است ...

 

 

 

تفاوت مديريت اطلاعات و دانش
اگر چه مفهوم مديريت دانش با مديريت اطلاعات متفاوت است، ليکن اغلب اين دو مفهوم با يکديگر اشتباه مي‌شود. مديريت دانش فقط مديريت اطلاعات نيست و تفاوت اين دو را بايد در حيطه‌هاي کاري آنها جستجو کرد.
اطلاعات و دانش ايستا نيستند و در ميان سازمانها از راههاي مختلف حرکت مي‌کنند. يک راه تشخيص بين مديريت اطلاعات و دانش، مشاهده فرايندها و گامهاي ورود به اين دو حوزه است.
مديريت اطلاعات، مديريت منابع اطلاعاتي سازمانها است که با فناوري اطلاعات و مديريت آن هماهنگي و همکاري نزديکي بايد وجود داشته باشد.
اطلاعات از راه فرايند انساني و اجتماعي ، در هر دو سطح فردي و سازماني، به دانش تبديل مي‌شود و به‌همين خاطر مديريت دانش از مديريت اطلاعات متفاوت است (منبع شماره 8). مديريت اطلاعات، ابتدا راه حل فناورانه را در نظر مي گيرد و فرهنگ و رفتار كاركنان را در مرتبه دوم اهميت قرار مي‌دهد. اين نگرش، مي تواند يكي از علتهاي بازدهي كم سرمايه گذاريها در فناوريهاي اطلاعاتي باشد. مديريت دانش با تاكيد بر اهميت انسانها و رفتار وفرهنگ كاري آنها، به جاي تاكيدهاي فناورانه مديريت اطلاعات، آغاز مي‌شود و چارچوب معماري آن از دو بعد اجتماعي و فني تشكيل شده است.
مديريت دانش، مکمل مديريت اطلاعات است .مديريت اطلاعات به تنهايي و بدون مديريت دانش ناقص است و بار مالي را که بابت تامين اطلاعات و ابزارهاي اطلاعاتي براي سازمان ايجاد مي شود نمي تواند تجزيه و تحليل كند و ثمرات آن را قابل درک سازد؛ به عبارت ساده‌تر هزينه هايي که سازمان بابت توانمند شدن در اين بخش تحمل مي‌كند، در نتايج کليدي عملکرد، به سادگي اندازه‌گيري نمي شود .
مديريت اطلاعات و مديريت دانش لبه تيز و مشخصي ندارد (منبع شماره 10). مرز تمايز آنها را بايد به صورت طيفي دانست که هرچه به سمت مديريت دانش حرکت كنيم؛ به افراد، گونه همکاري آنها، اعتقادها، آموزشها، ارتباطها، يادگيري ،سرمايه هاي فکري و نوآوري بستگي دارد و هرچه به سمت مديريت اطلاعات برويم به فناوريهاي ارتباطي ، سازماندهي ، ذخيره سازي، جمع آوري و توزيع سرمايه هاي اطلاعاتي مي پردازد .
به طورکلي مي‌توان نتيجه گرفت که: مديريت اطلاعات بدون مديريت دانش گيج و مديريت دانش بدون مديريت اطلاعات، لنگ است .
اين دو لازم و ملزوم يکديگرند و بيشتر نتايج حاصل از موفقيتهاي سازمانها در اين دو حوزه، به ميزان سرمايه‌گذاري و برنامه ريزي مشترك آنها در مديريت اطلاعات ، مديريت دانش و منابع انساني بستگي دارد و براين اساس استراتژي‌هاي آنها بايد در حمايت از يکديگر تدوين شود .

عدم پيوند مناسب بين فعاليتهاي دانشي و اطلاعاتي در سازمانها
با توجه به نوپا بودن مديريت دانش در اغلب سازمانها ، نه تنها از لحاظ ساختار سازماني پيوند و ارتباط حوزه‌هاي مديريت اطلاعات و مديريت دانش با يکديگر به درستي تبيين نشده، بلکه هنوز اهميت و نقش تکميلي مديريت بر اطلاعات و مديريت بر دانش، در توليد دانش سازماني به درستي براي مديران ارشد و کارکنان شاغل در اين بخش‌‌ها شفاف نشده است.
مديران ارشد به کارشناسان اطلاعات به عنوان حافظان کتابها و منابع علمي خريداري شده مي‌‌نگرند و از سوي ديگر تنها کارشناسان بخشهاي پژوهشي را آسان سازان توليد دانش، در سازمان ارزيابي مي‌کنند.
عدم پيوند فعاليتهاي مديريت بر دانش با مديريت بر اطلاعات، باعث مي‌شود دانش صريح شده‌اي که حاصل يكي از فرايندهاي مديريت بر دانش است، در چرخه فرايندي مديريت اطلاعات قرار نگرفته و به صورت غيرکارشناسانه و با اثر بخشي پايين براي استفاده مجدد در سازمان ثبت شود. از طرف ديگر کارشناسان اطلاعات انرژي خود را صرف دسته‌‌بندي و سازماندهي فقط منابعي، مانند: کتاب، مقاله ها، استانداردها و ديگر اطلاعات تهيه شده از خارج سازمان مي‌كنند.
توجه به اين نکته ضروري است که سازماندهي و به جريان انداختن دانش صريح شده و داخلي سازمانها، مانند: فرايندهاي کاري، اطلاعات مالي، بازرگاني، اداري و پرسنلي، گزارشهاي فني، گزارشهاي تحليل خطاها و غيره از جمله فعاليتهاي مهمي هستند که بايد توسط حوزه مديريت بر اطلاعات برنامه‌‌ريزي شوند (منبع شماره 11).

 

نتيجه گيري
در سازمانهاي متعالي، دانش و اطلاعات از اهميت ويژه اي برخوردار است و بعنوان يك برتري رقابتي مورد توجه قرار مي گيرد به گونه اي كه بسياري از شركتهاي مطرح مانند: زيمنس ، اپل ، ماكروسافت ، اچ پي به عنوان شركتهاي متعالي و دانش محور شناخته شده اند .
از طرف ديگر از هشت اصل بنيادين مدل تعالي 6 اصل به گونه‌اي مستقيم به اطلاعات و دانش در تعريفها اشاره دارد‌، ضمن اينكه توجه به مديريت درست بر اطلاعات و دانش باعث مي شود تا ديگر معيار هاي مدل تعالي سازماني نيز به آنها بپردازد و طبق منطق امتياز دهي امتيازات لازم كسب شود . به عبارت ديگر فعاليتهاي دانشي و اطلاعاتي مانندخط مشي و استراتژي در ديگر معيار هاي مدل مورد توجه قرار گرفته، اثرگذار است.
همچنين در سازمانها، جايگاه سازماني مديران ارشد اطلاعات و دانش مي‌تواند مجزا يا با هم ديده شود و اين بستگي به سياستهاي آن سازمان دارد. ليکن نياز به مديريت بر اطلاعات با حذف جايگاه مدير ارشد اطلاعات از بين نمي‌‌رود و در مدل تعالي نيز مجزا يا ادغام بودن وظايف، تاثيري در ارزيابي سازمان ندارد .
تدوين يک برنامه استراتژيک مرتبط با حوزه فعاليتهاي دانشي و اطلاعاتي ، به عنوان نخستين حلقه شروع مسير حرکت در مديريت کردن مناسب اطلاعات و مديريت دانش محسوب مي شود، به گونه اي كه بايد در حمايت از برنامه ها و خط مشي كلي سازمان نيز محسوب شود ؛ زيرا نقطه تمايز سازمانهاي دانش محور از ديگر سازمانها، آگاهي درمورد نيازها ، نقاط قوت و نقاط ضعف دانشي و اطلاعاتي سازمان است . به عبارت ديگر: وقتي فرايندهاي اطلاعاتي و دانشي با ديگر فرايندهاي سازمان در ارتباط باشد. به عنوان يك مزيت رقابتي براي سازمانها قلمداد مي شوند ؛ در غير اين صورت فعاليتهاي دانشي و اطلاعاتي، نه تنها كمكي به تحقق هدفهاي سازماني نمي كنند بلكه به عنوان يك مانع و فرايند غير ضروري نيز در سازمان مطرح شده، فعاليت اين حوزه در انزوا قرار مي گيرد، كه در اين ميان زيان دهندة سازمان است.


منبع: ماهنامه تدبیر- سال نوزدهم- شماره 192

برای درج نظر یا سایر امکانات ، لطفا وارد حساب کاربری شوید

 مطالب مرتبط با نقش اطلاعات و دانش در مدل تعالي سازماني 
   یک ویندوز جدید میل دارید؟ :

تا چندی پیش بسیاری از کارشناسان فناوری اطلاعات، مایکروسافت را بدلیل عدم ورود به دنیای تبلت‌ها سرزنش می‌کردند و اعتقاد داشتند مایکروسافت در این بازی از سایر رقبای خود جا مانده است. انتشار نسخه پیش‌نمایش ویندوز 8، بازی را کاملا به نفع مایکروسافت تغییر داد. با بررسی عملی این نسخه می‌توان دریافت که مایکروسافت در طی این مدت بیکار ننشسته و تغییرات گسترده‌ای را در سیستم‌عامل خود اعمال کرده است.

     ...ادامه مطلب
   
   مدیریت ارتباط با مشتری و اتوماسیون اداری :

شرکتها و موسسات امروزی هم اکنون با گذر از دوران بروکراسی و کاغذ بازی ، وارد دوره ای مدرن و هوشمند بنام فصل اطلاعات مـــدیریتی شده اند و با ورود به فضای فناوری اطلاعات و با بهره گیری از نــــرم افزارهای مدیریت ارتباط ها و گردش کار ، میزان دقت و بهره وری خود را به سرعت بالا برده اند .  مــوسسه های چالاک و روشن بین کوچک و بزرگ امروزی ، پیش از هرگونه فعالیتی ابتدا اقدام به تعریف جـــریان امور داخلی خود بر اساس روشــــهای تایید شده می نماید .

     ...ادامه مطلب
   
 

<<< نمايش فهرست مطالب >>>